Haloo maaseutu -hanke järjesti koulutuksen viestinnän suunnittelusta 7. joulukuuta 2021. Jos et päässyt mukaan, voit tutustua viestintäkoordinaattorin vinkkeihin myös jälkikäteen tämän artikkelin avulla!
Tunnin mittaisessa koulutuksessa esiteltiin erilaisia tapoja viestinnän suunnitteluun – erityisesti sellaisille organisaatioille, joilla ei ole vielä omaa viestintäsuunnitelmaa. Koulutusta tukevan esityksen saat auki klikkaamalla tästä!
Strategiasta suunnittelun kautta käytäntöön
Ennen viestintäsuunnitelman tekoa, kannattaa kirjata ylös viestintästrategia. Viestintästrategia tehdään yleensä useammaksi vuodeksi, esimerkiksi koko ohjelmakauden ajaksi. Viestintästrategian tulee tukea organisaation strategiaa ja edistää sen päämäärää. Viestintästrategia kertoo, mihin tähdätään isossa kuvassa ja se voi sisältää myös arvot, joihin viestintä nojaa.
Viestintästrategia kertoo siis, mitä viestinnältä halutaan. Viestintäsuunnitelma kertoo puolestaan, miten tavoitetta saavutellaan.
Viestintäsuunnitelma tehdään yleensä kalenterivuodeksi tai muuksi lyhyemmäksi ajanjaksoksi. Suunnitelma sisältää konkreettisia toimenpiteitä, jotka kaikki tukevat viestintästrategiassa määriteltyä tavoitetta. Viestintäsuunnitelmaan voi kirjata muun muassa työnjaon, budjetin ja mitattavia tavoitteita.
Kymmenen kysymyksen kautta maaliin!
Viestintäkoulutuksessa esiteltiin malli, jossa viestintäsuunnitelma syntyy vastaamalla kymmeneen kysymykseen. Vastaukset kannattaa miettiä erikseen sisäisen ja ulkoisen viestinnän näkökulmasta.
1. Miksi viestitään?
Mitä viestinnällä tavoitellaan? Jos sillä halutaan vaikka lisää näkyvyyttä, jäseniä tai luottamusta, kerro myös miksi. Mitä konkreettisemmin määrittelet, sitä enemmän vastauksesta on sinulle hyötyä.
2. Miten viestitään?
Tässä kohdassa voi listata viestinnän arvoja, keinoja ja välineitä. Viestinnän arvoja voivat olla esimerkiksi luotettavuus, asiantuntevuus ja saavutettavuus tai lämminhenkisyys, aitous ja vuorovaikutteisuus. Keinoja voi olla yhteistyö ammattilaisten kanssa tai itse tekeminen, esim. videoilla, podcastilla tai blogin avulla. Entä onko organisaatiollasi graafinen ohjeistus? Mitä fontteja ja värejä viestinnässä käytetään tai miten brändin logoa saa hyödyntää?
3. Kenelle viestitään?
Viestinnän kohderyhmän tai -ryhmien määrittely auttaa tekemään kohdennettua viestintää. Kun tiedät, kenelle viestit, osaat miettiä myös, mistä kohderyhmäsi tavoittaa ja millainen sisältö vastaanottajia puhuttelee.
4. Missä viestitään?
Sisäistä viestintää tehdään paljon sähköpostissa ja Teams-kanavilla. Sisäiseen viestintään kannattaa valita sellainen väline, jota oikeasti käytetään. Jos työyhteisö on pieni ja Teams tuntuu vieraalta, voi yhtä hyvin käyttää Whatsappia. Jos taas organisaatiossa on paljon liikkuvia osia, voi Plandisc tai muu vastaava vuosikello olla hyvä apuväline.
Ulkoista viestintää tehdään paljon verkkosivuilla ja sosiaalisessa mediassa, mutta myös sähköpostin uutiskirjeet ovat pitäneet pintansa. Paikallislehtien levikit ovat laskusuunnassa, mutta ne luetaan yleensä tarkkaan. Vuosina 2020–2021 podcastien suosio on kasvanut valtavasti.
Korona loi maailmaan uuden some-buumin. Sosiaalisen median käyttö on kasvanut Suomessa koronan puhkeamisen jälkeen 8 %. Sosiaalisen median käyttö vie kuitenkin paljon aikaa, joten kannattaa valita muutama kanava, joihin keskittyy kunnolla. Jos haluaa tavoittaa nuoria, kannattaa tehdä Tiktok-tili. Yrittäjiä löytää hyvin LinkedInista, poliitikkoja twitteristä ja yhdistysaktiiveja Facebookista. Nopeimmin some-kanavista Suomessa kasvaa tällä hetkellä Instagram, jossa alkaa olla käyttäjiä laidasta laitaan. Instagramia käytetään myös muita kanavia enemmän erilaisten brändien seuraamiseen, joten siellä ulkoinen viestintä voi olla kaikkein hedelmällisintä.
5. Kuka viestii?
Viestinnässä on paljon tehtävää ja siksi työt kannattaa jakaa hyvin, koota viestintätiimi tai nimetä yksi ihminen vastuuseen viestinnästä. Jos budjetissa on tilaa ostopalveluille, ne kannattaa hyödyntää oman porukan akilleen kantapäihin. Jos joukossanne on hyviä sisällöntuottajia, voit ostaa itse tehdylle sisällölle näkyvyyttä. Jos taas hakukoneoptimointi ja some-kanavissa seikkailu on tuttua, voi ostopalvelubudjettia käyttää tekstin tuottamiseen, ammattimaisiin kuviin tai videotuotantoihin.
Itse tuotetun ja ostetun näkyvyyden lisäksi viestinnällä voi saavuttaa myös ansaittua näkyvyyttä. Kun sisältö on mielenkiintoista, muut jakavat sitä puolestasi! Viestin jakamiseen kannattaa aina hyödyntää koko henkilöstö, hallituslaiset ja myös asiakkaat. Kun joku on saanut teiltä hyvää palvelua, kannattaa häntä pyytää kommentoimaan kokemustaan vaikka videolle.
6. Milloin viestitään?
Viestintää voi aikatauluttaa esimerkiksi vuosikellon tai kuukausitaulukon avulla. Isompia viestinnän teemoja kannattaa jakaa kampanjoiksi, joita toteuttaa vaikka neljä vuodessa. Esimerkiksi Haloo maaseudussa voisi viestiä alkuvuodesta maaseudun kehittämiseen tarjolla olevista varoista, keväällä ja kesällä maaseudun matkailumahdollisuuksista, syksyllä tukea saaneista yrityksistä ja loppuvuodesta yhdistyksistä.
Viestinnässä kannattaa huomioida myös valtakunnallisia ja kansainvälisiä teemapäiviä, esimerkiksi:
- 14.2. Ystävänpäivä
- 28.2. Suomalaisen kulttuurin päivä
- 8.3. Naistenpäivä
- 9.5. Eurooppa-päivä
- 5.6. Maailman ympäristöpäivä
- 4.9. Suomalaisen ruoan päivä
- 5.9. Yrittäjien päivä
- 1.10. Kansalaisvaikuttamisen päivä
- 4.10. Kansainvälinen eläinten päivä
- 15.10. Maaseudun naisten päivä
- 19.11. Miestenpäivä
- 20.11. Lapsen oikeuksien päivä
- 5.12. Vapaaehtoistyön päivä
Tärkeintä on kuitenkin viestinnän säännöllisyys – ja se, että kaikki ovat perillä siitä, mistä milloinkin viestitään.
7. Viestinnän nykytila ja resurssit?
Mitatakseen muutosta, pitää olla ensin selvillä nykytilanteesta. Kuinka paljon tilaajia on uutiskirjeellä, paljonko verkkosivuilla on kävijöitä tai Facebookissa seuraajia? Mikä on nykyisessä viesitinnässä hyvää ja säilytettävää? Mitä taas halutaan kehittää?
Lisäksi kannattaa kartoittaa viestinnän resurssit. Kuinka paljon rahaa ja aikaa viestintään voidaan käyttää ja millaista osaamista löytyy? Jos hädin tuskin ehditte ylläpitää verkkosivuja, ei kannata suunnitella omaa podcastia ilman lisäresursseja. Tai jos joukossanne on hyviä, mutta ujoja kirjoittajia, niin kannattaa panostaa tekstiin eikä videoon.
8. Konkreettiset tavoitteet vuodelle 2022?
Viestintäsuunnitelmaan kannattaa kirjata myös konkreettisia, numeraalisia tavoitteita, esim. 1 000 seuraajaa Facebookissa, 10 uutiskirjettä vuodessa tai tiedote jokaisesta hallituksen kokouksesta. Jos tavoitteet ovat realistiset, saat onnitella itseäsi vuoden lopussa!
9. Miten mitataan?
Viestinnän onnistumista kannattaa mitata ja seurata säännöllisesti. Hyviä työkaluja siihen ovat esimerkiksi Google Analytics ja some-kanavien omat seurantatyökalut, jotka saa usein käyttöön, kun päivittää tilinsä yritystiliksi. Saavutettavuuta voi mitata siihen tarkoitetulla testityökalulla.
10. Tulosten analysointi ja uusi suunnitelma
Kun ajanjakso, jolle viestintäsuunnitelma on tehty, tulee päätökseen, on aika analysoida, tehdä tarvittavia korjausliikkeitä ja määritellä uusia tavoitteita. Analysointiin ja suunnitteluun kannattaa varata aikaa, sillä hyvällä suunnitelmalla säästää yleensä vuoden mittaan kaikki siihen käytetyt tunnit. Analysointi ja suunnittelu kannattaa kuitenkin suhteuttaa resursseihin. Jos aikaa viestinnälle on vain vähän, ei kannata käyttää sitä kaikkea suunnitteluun.
Haluatko perehtyä lisää?
Haloo maaseudun Koulutukset-sivulta löytyy tallenteita vanhoista koulutuksista – esimerkiksi podcastien tekemisestä ja etätyötaidoista.
- Inspiraatiota oman viestintäsuunnitelman tekemiseen voi hakea lukemalla Haloo maaseudun suunnitelman:
