Annanpuran Reijo Juntunen ja Markus Etelämäki kouluttivat Varsinais-Suomen viestintäverkostoa saavutettavan asiakirjan luomisesta Officen työkaluilla Haloo maaseudun viestintäfoorumissa Loimaalla 23.8.2023. Tallenne koulutuksesta löytyy artikkelin lopusta.
Fontit, värit, linkit, kieli – kaikki nämä vaikuttavat saavutettavan asiakirjan luomiseen. Usein asiakirjan tekeminen alkaa aina fontin valinnasta, ja se onkin saavutettavuuden kannalta yksi tärkeimmistä asioista. Reijo Juntusen mukaan sen kohdalta on tärkeää tietää muutama seikka: Serif-tyyppiset fontit ovat esimerkiksi luettavimpia fontteja. On myös tärkeää, että fonttien merkit ovat tasakokoisia ja niiden välit ovat säännöllisiä.
– Haasteena muissa fonttityypeissä on välit toisiin fontteihin. Jos siellä on poikkeavuuksia, se tekee kirjainten erottavuudesta haastavaa heikkonäköiselle. Ongelmaa lisää se, jos fontit eivät ole kooltaan yhtenäisiä, kuten esimerkiksi kaunokirjoitusfonteissa, Reijo Juntunen kertoo.
Arial-fontti on yksi yleisimmistä selkeistä fonteista, ja suositeltava fonttikoko on vähintään 12.
Varsinkin digitaalisessa asiakirjassa myös tekstin tasaus on otettava huomioon. Heikkonäköinen käyttäjä voi käyttää tekstin lukemiseen suurennusohjelmaa, jolloin hän näkee vain osan tekstistä kerrallaan. Lukemisesta tuleekin erittäin haastavaa, jos teksti on esimerkiksi keskitetty. Tästä syystä teksti olisi hyvä tasata aina vasemmalle.
Asiakirjan nimeäminen, kieli ja tyyli
Asiakirjan nimeämisessä olisi hyvä välttää pitkiä numerosarjoja ja lyhenteitä. Juntusen mukaan parhaiten toimii selkeä ja kuvaava nimi. Myös asiakirjan kielen suhteen on pyrittävä selkeyteen.
– On hyvä muistaa, että meillä Suomessa käytetään paljon lyhenteitä ja ne tuottavat ongelmia ruudunlukuohjelmille. Esimerkiksi lyhenne “tavataan 10 ap” luetaan “tavataan 10 alempi palkkausluokka”. Ruudunlukuohjelmat lukevat lyhenteet aina auki ja silloin syntyy väärinkäsityksiä. Lyhenteiden kanssa kannattaakin olla tarkkana varsinkin, jos ne ovat oman alan teknisiä lyhenteitä, Juntunen muistuttaa.
Sekakielisyys ei ole suositeltavaa, vaan asiakirjassa olisi hyvä käyttää yhtä valittua kieltä sekä selkeitä lauserakenteita. Jos asiakirjassa kuitenkin on vieraskielisiä sanoja, on ne merkittävä asiakirjaan. Tällöin ruudunlukuohjelmat tunnistavat eri kielen.
Asiakirjan rakenteessa ja tyylissä on otettava huomioon visuaalinen ja semanttinen tyyli. Esimerkiksi pelkkä otsikon lihavointi voi tehdä tekstistä otsikon näköisen, mutta ruudunlukuohjelmat eivät sitä tunnista. Tästä syystä Office-ohjelmien Tyylit-valikosta on valittava tekstin eri osille omat tyylinsä kuten “Otsikko 1”, “Otsikko 2” ja “Leipäteksti”.
– Jos leipätekstissä on päädytty käyttämään Arial-fonttia, niin myös otsikoissa olisi hyvä muistaa käyttää samaa fonttia. Asiakirjan pohjaan kannattaa sen verran panostaa, että tyylit tekee kunnolla, Markus Etelämäki sanoo.
Etenkin pidemmät asiakirjat kannattaa jäsennellä huolellisesti ja otsikoida loogisesti, jolloin sisältö on helpompi hahmottaa ja sisäistää. Asiakirjoilla on oltava 1-tason otsikko ja tarpeen mukaan muun tasoisia otsikoita, mutta niiden on alennuttava järjestyksessä kuten 1, 2, 3, 4.
– Tämä on tärkeää siksi, että lähes kaikki sokeat silmäilevät asiakirjat läpi otsikoiden kautta ja saavat sitä kautta yleiskuvan siitä, mitä asiakirjassa on, Juntunen sanoo.
Luetteloiden ja taulukoiden luonti ja vaihtoehtoiset tekstit
Luetteloiden kohdalla on hyvä huomioida selkeys ja luettelotyylin käyttäminen. Lisäksi järjestykseen perustuvia luetteloita tehdessä on hyvä käyttää arabialaisia numeroita roomalaisten sijaan.
– Roomalaiset numerot luetaan lyhenteinä, ja se tuottaa taas lisää ongelmaa. Sen takia muun muassa Twitterin nykyinen nimi X ei ole onnistunut. Alustasta riippuen se luetaan joko “sulje”, “100” tai “X”, Juntunen kertoo.
Saavutettavilla taulukoilla on hyvät rivi- ja sarakeotsikot, jolloin käyttäjän on helppo navigoida taulukossa. Taulukosta tehtyä kuvaa apuvälineet eivät pysty tulkitsemaan. Jos taulukossa on paljon tekstiä, luettavuus vaikeutuu.
– Tällöin ihminen joutuu kuuntelemaan solun sisällön moneen kertaan. Miettikää solua täyttäessä, että mikä on oleellista informaatiota. Myös taulukon yhtenäisyys on tärkeää, Juntunen sanoo.
Asiakirjoissa on usein tekstin lisäksi kuvia. Jos kuva liittyy käsiteltävään asiaan ja se antaa informaatiota aiheesta, on kuvan yhteyteen lisättävä vaihtoehtoinen kuvaus selkeästi ja riittävän kuvaavasti. Jos asiakirjassa on kuva, joka ei anna käyttäjälle informaatiota, voi sellaisen merkitä koristekuvaksi.
Linkkien merkitseminen ja värien käyttö
Usein verkossa linkit voidaan merkitä “lue lisää täältä” -tavalla. Juntusen mukaan “klikkaa tästä” -linkki ei kuitenkaan kerro käyttäjälle, minne linkki vie tai mitä se sisältää. Tästä syystä asiakirjan linkit on merkittävä tunnistettavasti ja nimettävä oikein. Lukijat tunnistavat alleviivatut ja siniset tekstit linkeiksi, ja esimerkiksi Word tekee tämän automaattisesti.
Värien ja kontrastien kohdalla on varmistettava, että asiakirjan tekstin ja taustan välillä on riittävä kontrastisuhde. Esimerkiksi mustan ja valkoisen välinen kontrastisuhde on suurin mahdollinen 21:1.
– Suosittelen käyttämään mustia fontteja. Pienillä teksteillä kontrastisuhteen on oltava WCAG-kriteerien mukaan 4,5:1. Suurilla teksteillä suhteen on oltava 3:1. Suurimmat ongelmat ovat vihreän ja punaisen kohdalla, jos niitä käytetään. Vastavärit ovat ylipäätään ongelmallisia, Markus Etelämäki kertoo.
Valmiin asiakirjan ominaisuuksien tarkistus
Asiakirjan ollessa valmis voi saavutettavuuden ominaisuudet tarkistaa kaikista Officen ohjelmista löytyvällä työkalulla. Tarkista-valikosta löytyy “Tarkista helppokäyttöisyys” -ominaisuus, joka listaa näytön oikeaan reunaan kaikki saavutettavuuteen liittyvät virheet ja varoitukset.
– Se ei löydä kaikkia virheitä, mutta auttaa erittäin paljon, Juntunen sanoo.
Kun esimerkiksi Word-asiakirja on saavutettava, on myös saavutettavan PDF-asiakirjan luominen helppoa.
- Valitse Tiedosto-valikosta “Tallenna kopio” ja tallennusmuodoksi PDF
- Varmista lisäksi Asetus-painikkeen takaa, että “Luo kirjanmerkit käyttämällä” -kohdassa on ruksi ja varmista, että valinnat kohdissa “Otsikot” ja “Asiakirjan ominaisuudet” ovat myös valittuina.
- Tällä tavalla asiakirjan semanttinen rakenne välittyy oikein PDF-tiedostoon.
Annanpuran koulutus saavutettavuudesta katsottavissa alla olevalta tallenteelta.