Haluaisitko vinkkejä etätyöskentelyn tehostamiseksi tai apua työssä jaksamiseen etätyöaikana? Tiedätkö, miten järjestetään hyvä webinaari? Ovatko uusimmat työvälineet jo käytössäsi ja osaatko ottaa niistä hyödyn irti? Haloo maaseutu! -viestintähanke järjesti maksuttoman etätyötaitoihin keskittyvän verkkokoulutuksen kaikille Varsinais-Suomen maaseudun kehittäjille ja maaseutuverkoston toimijoille. Koulutuksen pitivät etätyön asiantuntijat ja verkkopedagogit Anita Hartikainen ja Marja Ahola. Varsinainen koulutus järjestettiin keskiviikkona 16.12.2020 Zoomissa, ja osa siitä on katsottavissa myös jälkikäteen Haloo maaseudun Youtube-kanavalla. Lisäksi koulutusmateriaalit ovat katsottavissa edelleen tämän linkin kautta.
Etätyötä voi sujuvoittaa huolellisella suunnittelulla ja selkeillä käytännöillä. Palaveriaikaa tulee tarvittaessa rajoittaa ja tietoturva-asiat huomioida etäkokouksia järjestettäessä.
Koronapandemian vaikutuksesta suuri osa suomalaisista siirtyi yhdessä yössä etätöihin. Etätyön tekemistä ei ollut aikaa harjoitella, joten toimivat käytännöt opittiinkin työpaikoilla lennossa. Kotoa käsin työskentely tuo uusia haasteita sekä jaksamiselle että työyhteisön kehittämiselle, mutta parhaimmillaan se voi kuitenkin olla antoisaa ja jopa tehokkaampaa kuin toimistolla työskentely. Etätyön asiantuntijoiden ja verkkopedagogien Anita Hartikaisen ja Marja Aholan mukaan etätyön helpottamiseksi työpaikoilla olisi hyödyllistä sopia kotoa käsin työskentelylle ja verkkopalavereille selkeät säännöt ja käytännöt.
– Kynnys palavereiden järjestämiseen on madaltunut, minkä vuoksi palavereita on nykyään kalenterissa todella paljon. Palavereiden järjestäminen on etänä helpompaa, sillä kenenkään ei tarvitse lähteä pois kotoa niihin osallistuakseen, kertoo Anita Hartikainen, joka tekee parhaillaan myös verkossa tapahtuvasta vuorovaikutuksesta väitöskirjaa.
Monet ovatkin sitä mieltä, että päivät täyttyvät nyt helposti palavereista. Siksi ne kannattaakin suunnitella mahdollisimman sujuviksi määrittelemällä selkeät kokouskäytänteet ja kokouksen tyypin hyvissä ajoin ennen kokousta. Osallistujille tulisi ilmoittaa etukäteen, mitä heiltä odotetaan – esimerkiksi tuleeko kameran olla päällä, ja pohjautuuko kokous keskustelulle ja osallistumiselle vai pelkästään kuuntelulle. Yleisenä sääntönä on, että kokoukseen osallistumisen tulisi olla helppoa ja miellyttävää.
– Keskustelu ja kameroiden auki pitäminen helpottaa vuorovaikutusta ja työntekijöiden jaksamista hirvittävän paljon. Kokouksen sääntöjen määritteleminen on tärkeää siksi, että osallistuja osaa valmistautua keskusteluun. On myös hyvä kertoa aluksi, mikäli tarkoituksena on vain kuunnella ja kannustaa osallistujia lähtemään esimerkiksi ulos kävelylle palaverin aikana, kertoo Hartikainen.
– Tähän voisin vielä lisätä, että kun ruudulla ei tapahdu mitään, kiusaus tehdä jotain muuta samaan aikaan kasvaa. Multitaskaus on pitkän päälle rasittavaa, sanoo Marja Ahola, joka niin ikään työskentelee verkkopedagogina ja etätyön asiantuntijana.
Etäpalavereiden osallistumislinkit on myös hyvä laittaa samaan kalenteriin tai samaan tiedostoon, jotta niiden etsimiseen ei kulu turhaan aikaa. Hartikaisen ja Aholan mukaan huomaavaista on myös lähettää kaikille osallistujille noin puoli tuntia ennen kokousta uudestaan linkki palaveriin.
Palaveri kannattaa aina suunnitella huolellisesti ja välineet testata etukäteen, jotta itse palaverin kesto pysyisi mahdollisimman lyhyenä ja sisältö napakkana.
– Joissain työyhteisöissä on esimerkiksi sovittu, että noin 60 prosenttia työajasta saa olla korkeintaan palavereita, jolloin loppu työaika jää sähköposteihin vastaamiselle ja muille työtehtäville, kertoo Ahola.
Tietoturva-asiat ja työergonomia etänä työskentelyn kulmakiviä
On myös tärkeää määritellä, millaista informaatiota verkon välityksellä saa käsitellä. Joissain työpaikoissa tietoturvakysymykset ovat tärkeämpiä kuin toisissa, jolloin esimerkiksi Zoomia ei tulisi tietoturvasyistä käyttää. Jos kokous nauhoitetaan, tulisi jokaisen osallistujan aina tietää, mihin tarkoitukseen nauhoite on tarkoitettu ja mihin se päätyy.
– Esimerkiksi mitään hallituksen kokousta en lähtisi Zoomin kautta pitämään, kertoo Marja Ahola.
Ahola korostaa myös, että esimerkiksi sairauspoissaoloista ilmoittamiseen tulisi olla selkeät käytännöt myös verkon välityksellä.
– Tulee pohtia onko tietoturvallista lähettää sairauspoissaoloja koskevia tietoja esimerkiksi WhatsAppissa, vai olisiko siihen joku muu keino, sanoo Ahola.
Työn siirryttyä toimistolta kotiin, on tullut ajankohtaiseksi miettiä myös työpisteen ergonomiaa: tuleeko kotiin hankkia esimerkiksi moottoroitu pöytä tai ergonominen hiiri? Aholan ja Hartikaisen mukaan työergonomiaan panostaminen kannattaa, sillä se vaikuttaa suoraan omaan ja myös työtoverien jaksamiseen ja hyvinvointiin. Pöydän ja hiiren lisäksi esimerkiksi erillinen mikrofoni verkkopalavereita varten voi olla kannattava hankinta, sillä äänen ja kuvan laatu vaikuttavat merkittävästi työmukavuuteen.
– Mikrofonin käyttö on työtovereiden huomioonottamista, sillä se estää myös paljon hälyääniä, joita kotona voi taustalta kuulua, sanoo Ahola.
Mitä taitoja etätyössä tarvitaan?
Vaikka etätyötä tehdään usein yksin kotoa käsin, on silti hyvä pysyä säännöllisesti yhteydessä esimieheen ja muihin työtovereihin. Siihen tarvitaan Aholan mukaan oma-aloitteisuutta ja aktiivista otetta. Myös itsensä johtaminen on tärkeää etänä työskennellessä, mutta sitäkin tärkeämpää on hallita työssä käytettävät ohjelmistot ja välineet hyvin. Mitä pienempi ohjelmien määrä on, sitä helpompaa niitä on hallita.
– Käytettävien välineiden ja ohjelmien määrä olisi hyvä rajata tarpeeksi pieneksi, sillä jos ohjelmien määrä on kovin suuri, kuluu pelkästään niihin kirjautumiseen jo valtavasti aivokapasiteettia, kertoo Ahola.
Anita Hartikaisen mukaan taas ennen työkulttuurin murrosta monet työnantajat eivät laskeneet webinaareihin osallistumista oikeaksi työajaksi ja velvoittivat tekemään webinaarin aikana myös muita töitä. Etätyön yleistyminen on kuitenkin auttanut monia laajentamaan verkostojaan ja kansainvälistymään tehokkaammin verrattuna aikaan, jolloin etätyön tekeminen ei ollut yleistä.
– Verkossa kokoontumisesta saa paljon sosiaalisia kontakteja ja sellaista hyvää, mitä ei muuten saisi. On kurjaa, jos verkossa toimiminen edelleen arvotetaan huonommaksi kuin niin sanotut oikeat työt ja työntekijöitä painostetaan multitaskaamaan palavereiden aikana, sanoo Hartikainen.
Aholan mukaan toisten tiimien sopeutuessa verkkotyöskentelyyn hyvinkin jouhevasti joissain työkulttuureissa suorastaan kamppaillaan käytäntöjen siirtämisessä verkkoon. Tämä on usein johtanut pitkien luentomaisten palavereiden pitämiseen, mikä ei Aholan mukaan ole pidemmän päälle hyvä ratkaisu. Nyt vasta niin sanotun verkkoväsymyksen iskiessä, monilla työpaikoilla aletaan miettiä osallistuvia käytänteitä, joilla palaveriaikaa saataisiin lyhennettyä ja kokouksista tehtyä sujuvampia.
– Omassa työyhteisössä olisikin hyvä miettiä, milloin palaverit ovat tarpeellisia ja mitä varten niitä järjestetään. Työporukan kanssa voisi käydä läpi, miten hyvällä suunnittelulla voi vähentää palavereiden aiheuttamaa kuormitusta. Esimerkiksi palaveriaikaa voi rajoittaa siten, että palaverit saavat kestää vain 45 minuuttia, tai että enintään 60 prosenttia työajasta saa koostua palavereista, summaa Ahola.
Nina Maunuaho